Leistungen
Unser Unternehmen übernimmt das ganzheitliche Mieter- und Umzugsmanagement in bewohnten Bauprojekten – von der Mieterkommunikation über die Begleitung durch alle Bauphasen bis hin zum Management der Schlüssel.
Wir koordinieren unter anderem externe Dienstleister wie Umzugsunternehmen, organisieren Mietersprechstunden und sorgen für einen reibungslosen Ablauf vor Ort.
Ergänzend erstellen wir Modernisierungsankündigungen und Abrechnungen, verhandeln Vereinbarungen mit Mietern und betreuen sowohl Wohn- als auch Gewerbemieter umfassend. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht unser Leistungen.
Das könn(t)en wir für sie erledigen:
Klicken sie auf eine der folgenden Überschriften, um mehr zu diesem Punkt zu erfahren. Wenn sie Fragen zu unseren Leistungen haben oder eine persönliche Beratung für ihr individuelles Anliegen wünschen, kontaktieren sie uns gerne!
Teilnahme an den technischen Begehungen in den Wohnungen zur Erfassung des Unterstützungsbedarfs wie:
- Räumhilfen
- Ausbau, Einlagerung und Wiedereinbau von Einrichtungsgegenständen und Möbeln
- Schutzmaßnahmen
- Bereitstellung von Sanitäreinrichtungen, Kochplatten und Ähnlichem
Feststellung des Bedarfs der Unterbringung der Mieter in Ausweichquartieren während der Bauarbeiten in den Mietwohnungen. Dieses beinhaltet das Erstellen einer Mieterdatei mit relevanten Daten zu Anzahl der Haushaltangehörigen, Tieren im Haushalt, möglichen Konfliktpotenzialen bzw. Einschränkungen bei der Auswahl von Ausweichquartieren (z.B. Einschränkungen aufgrund von Alter, Krankheit, Schichtdienst, Examen, physischer, sozialer oder wirtschaftlicher Ursachen).
Führen einer Mieterakte von der Erfassung der Sozialdaten bis zum Abschluss der Baumaßnahme.
Mitwirkung bei der Erreichung der Duldungsbereitschaft zu den geplanten Baumaßnahmen. Erfassung vorhandener Fragen, Ängste, Befürchtungen, etc. die einer Duldung entgegenstehen und Unterstützung des Auftraggebers bei der Klärung der offenen Problemstellungen.
- Erläuterung der geplanten Baumaßnahmen
- Erläuterung der möglichen Unterstützungsleistungen (Ausweichquartier, Umzüge, Sperrmüll, Härtefallregelungen, usw.)
- Erläuterung der Modernisierungsankündigung und der damit verbundenen Konsequenzen (z.B. Modernisierungsumlage, Mietminderung)
Regelmäßiger (wöchentlicher) Austausch mit der Verwaltung zum Duldungsstand und zu mietrechtlichen Fragen sowie Abstimmung zum weiteren Vorgehen. Einholen der Mod.-Vereinbarungen / Duldungsstände bei der Verwaltung.
Teilnahme an Mieterinformationsveranstaltungen – ggf. auch in Kleingruppen – um die Duldungsbereitschaft zu erhöhen.
Regelmäßige Aktualisierung der Visualisierung der Duldungsstände (in RTW Vorlage), unter Berücksichtigung des von der Verwaltung zur Verfügung gestellten IST-Duldungsstandes.
Erstellen eines Umsetzplanes auf Basis der erfassten Sozialdaten. Organisation der Unterbringung der Mieter in Ausweichquartieren während der Bauarbeiten in den Mietwohnungen in Abstimmung mit dem Auftraggeber, wahlweise:
- in externen Ausweichquartieren wie Hotels / Pensionen / Gästeappartements / Kurzzeitpflegeeinrichtungen
Suche geeigneter Ausweichquartiere und Koordination mit dem jeweiligen Anbieter
Übergabe an die Mieter und Rückübernahme bei Rückzug (Übergabeprotokolle und Erfassung aller Zählerstände). - in private, von den Mietern selbst gesuchte/organisierte Ausweichquartiere
Weitergabe der Information an den Auftraggeber zur Gewährung der Aufwandsentschädigung - in interne Ausweichquartiere (Leerwohnungen im Bestand)
Suche bzw. Besichtigung potentiell geeigneter interner Ausweichquartiere in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Übergabe an die Mieter und Rückübernahme bei Rückzug (Übergabeprotokolle und Erfassung aller Zählerstände).
Abruf und Koordination der Feinreinigung nach Wohnungsabnahme und bei Mieterwechsel mit den vom Auftraggeber beauftragten Unternehmen.
Abstimmung der Kosten für die Anmietung (externe AQs), Herrichtung (interne AQs) & Reinigung der AQ (interne & externe AQs) mit dem Auftraggeber sowie Einholung der Freigabe zur Umsetzung von Mietersonderwünschen. Nach Freigabe Weiterleitung der geprüften Vorgänge zur Bezahlung. Pflege der IST-Kosten und Kostenprognose für die im Kontext des Umsetzmanagements beauftragten Firmen.
Im Falle von Unstimmigkeiten oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit Umsetzwohnungen: Aufarbeiten der IST-Situation bzw. Standpunkte der Streitbeteiligten. Unterstützung bei der Herbeiführung der Streitbeilegung.
Ziel der Organisation und Durchführung von Kellerräumungen und Einlagerungen ist die Sicherung der Baufreiheit zu Beginn der vorgezogenen Maßnahmen der Haustechnik. Abgleich der vom Auftraggeber bereitgestellten Daten mit der tatsächlichen Nutzung der Kellerräumlichkeiten (z.B. um den richtigen Ansprechpartner zu ermitteln). Wenn notwendig: Beschriftung der Kellerverschläge.
Bedarfsermittlung für Sperrmüllbeseitigung:
- Information der Mieter über angesetzte Termine, Bereitstellungswege (Abholung), Aufklärung über Art des Sperrmülls
- Koordination der Sperrmüllaktionen mit dem beauftragten Unternehmen
- Koordination von Räumhilfen soweit gewünscht
Bedarfsermittlung für Einlagerungen von Kellerinhalten:
- Information der Mieter über angesetzte Termine
- Klärung des Räumungsbedarfes im Keller basierend auf den Installationsplänen Haustechnik und Elektrotechnik
- Koordination von Räum- und Packhilfen soweit gewünscht
- Koordination der Einlagerungen
Überwachung der Baufreiheit in den Kellern: Beschaffung von Kellerschlüsseln.
Nach Abschluss der Arbeiten:
- Koordination der Bauendreinigung
- Koordination der Rückführung der eingelagerten Kellerinhalte mit dem beauftragten Unternehmen
Die Abrechnung erfolgt pauschal pro Mieteinheit, nicht pro Keller (Mieteinheiten können keinen, einen oder mehrere Keller haben).
Prüfung der Rechnung der ausführenden Firmen und Weiterleitung der geprüften Vorgänge zur Bezahlung. Pflege der IST-Kosten und Kostenprognose für die mit der Räumung und Einlagerung beauftragten Firmen.
Unser Ziel bei der Organisation und Durchführung von Wohnungsräumungen und Einlagerungen ist die Sicherung der Baufreiheit zu Sanierungsbeginn und Kontrolle der Schutzmaßnahmen.
Koordination des Umzuges in die Ausweichquartiere mit dem beauftragten Unternehmen:
- Information über mitzunehmende Einrichtungsgegenständen und Möbel in die Ausweichquartiere
- Terminabsprache
Koordination der Einlagerung (von Einrichtungsgegenständen und Möbeln) sowie von Räumhilfen und De- und Montagearbeiten.
Übergabe von Schlüsseln für Sanitär- und Aufenthaltscontainer an Mieter, die während der Arbeiten in den Wohnungen verbleiben.
Koordination und Verwaltung von Kartons, Folien und Packmitteln, sowie:
- Austausch der Originalschließungen gegen Leerwohnungszylinder und vollständige Rücknahme der Schlüssel
- Koordination des Rückzuges in die Mietwohnung mit dem beauftragten Unternehmen
- Prüfung der Wohnung nach der Sanierung um die Übergabereife sicherzustellen
- Terminabsprache
Prüfung der Rechnung der ausführenden Firmen und Weiterleitung der geprüften Vorgänge zur Bezahlung. Pflege der IST-Kosten und Kostenprognose für die mit der Räumung und Einlagerung beauftragten Firmen.
Durchführung von Mietersprechstunden (1x wöchentlich), individuelle Mietergespräche, Aushänge, Wurfsendungen, Telefonbereitschaft (Montag bis Freitag 10 bis 18 Uhr) sowie aktive Teilnahme an Mieterinformationsveranstaltung(en)
Beratung und Information der Mieter zur Bauplanung (Musterwohnung) und dem Bauablauf.
Sollten zusätzlich zur Strangbauzeit (in dieser ist der Mieter ausquartiert) weitere Maßnahmen in vermieteten Wohnungen notwendig werden (z.B. Mangelbearbeitung, Restleistungen oder neben dem Strangtakt laufende Maßnahmen), so erfolgt die Terminkoordination dazu direkt durch die ausführenden Unternehmen mit den Mietern.
Beratung der Mieter und Dokumentation der vom Mieter gewählten, mieterspezifischen Ausstattung.
Erläuterung der geplanten Schutzmaßnahmen für Bodenbeläge, Wandverkleidungen, Tapeten und Einrichtungsgegenstände
Anlaufstelle für Fragen, individuelle Wünsche und Beschwerden der Mieter und Weitergabe der Informationen an die Bauleitung bzw. Verwaltung. Herbeiführung von Klärungen zu offenen Punkten an der Schnittstelle zum Mieter mit allen Beteiligten (Verwaltung und Projektteam) und bei Bedarf Eskalation an die Projektleitung.
Regelmäßige Abstimmung zu allen relevanten Maßnahmen pro Mieter bzw. Wohnung. Dieses beinhaltet auch die Teilnahme an den wöchentlichen Bausitzungen zur Abstimmung mit den an der Baumaßnahme Beteiligten und der Projektleitung des Auftraggebers
Meldung, Bearbeitung & Nachverfolgung von Versicherungsfällen (aufgrund von Schäden bei den Mietern) mit bzw. bei den beteiligten Firmen und Versicherungen. Bei Häufung von Versicherungsschäden: Aufbereitung mögliche Ursachen und Unterstützung bei der Lösungsfindung
Schlüsselverwaltung (Führen eines Eingangs- und Ausgangsbuches) für:
- Kellerschlüssel (Mieterschlüssel und ggf. Ausweichkeller)
- Wohnungsschlüssel (wenn nicht für die Dauer der Strangsanierung an ausführende Firma übergeben)
- AQ und Leerwohnungsschlüssel
- Schlüssel für Sanitär- & Aufenthaltscontainer
- Schlüssel zu Allgemeinbereichen
Vergütung abhängig von Menge und Art der verwalteten Schlüssel sowie ggf. gewünschten Zusatzleistungen (Zylindertausch, etc.).
In der Regel stellt die Nutzung von eigenen Mietwohnungen des Auftraggebers eine kostengünstige Alternative zur Nutzung von externen Ausweichquartieren dar. Dies gilt insbesondere für große Wohnungen (mit 3+ Zimmern), die am externen Markt nur sehr begrenzt verfügbar sind. Besonders gut geeignet sind nicht vermietete Wohnungen im gleichen Objekt bzw. gleichen Quartier.
Für vom Auftraggeber als interne Ausweichquartiere zur Verfügung gestellte Wohnungen bietet die Mieterbetreuung das Herrichten der AQs im folgenden Umfang an:
- Übernahme der Wohnung in die temporäre Verwaltung durch die Mieterbetreuung – nach Abschluss der ggf. notwendigen baulichen Herrichtung. Die temporäre Verwaltung ist monatlich zu vergüten (vgl. Leistung »Monatliche Verwaltung von internen Ausweichquartieren«).
- Beauftragung und Koordination von Hausmeisterleistungen mit Rahmenvertragsfirmen des Auftraggebers bzw. auf Wunsch vom AG zu beauftragende Drittfirmen (Kleinreparaturen, Renovierungen, Anbringung von Lampen und Rollos u.a.), um die Wohnung für den Erstbezug als Ausweichquartier nutzbar zu machen
- Beschaffung und Organisation der Lieferung sowie Montage des Mobiliars, Lampen und Rollos für die Wohn-/Schlafräume und Küchen.
(die Kosten trägt der Auftraggeber) - Organisation eines für die Mieter kostenneutralen Internet-/ Telefonanschlusses (die Kosten trägt der Auftraggeber)
- Finale Prüfung des AQs nach Abschluss der Herrichtung und vor Übergabe an den ersten Nutzer.
Die Erwirkung von ggf. notwendigen Genehmigungen (z.B. im Kontext des Zweckentfremdungsverbotes) verbleibt in der Verantwortung des Auftraggebers. Wir gehen davon aus, dass die Abrechnung von Nebenkosten (Strom, Gas, Wasser, Wärme,…) über das Leerstandsmanagement des Auftraggebers erfolgt. Die Mieterbetreuung notiert die Zählerstände im Rahmen der Übernahme / Rückübergabe der Wohnungen.
Nach der Herrichtung bzw. Nutzbarmachung der internen Ausweichquartiere müssen diese verwaltet werden. Dabei entsteht eine Lücke zwischen dem regulären Aufgabenbereich des Verwaltung bzw. des Leerstandsmanagements und den Erwartungen der umgesetzten Mieter.
Die Mieter erwarten, dass der Verwalter der AQs, ähnlich wie bei einem externen AQ, als Ansprechpartner für alle Probleme mit dem AQ zur Verfügung steht.
Diese Lücke wird durch die Mieterbetreuung geschlossen, in Form von Einrichtung und Koordination eines Störungsmanagements.
